W czasach ogólnej cyfryzacji i globalizacji, coraz więcej podmiotów oraz przedsiębiorców szuka sposobów na optymalizację swojego czasu. Rozwiązaniem które zyskuje dość mocno na popularności, jest wirtualna asystentka. Jednym z modniejszych słów w świecie biznesowym jest „delegowanie”, usługi wirtualnych asystentek sprawiają że proces ten jest mniej ryzykowny i prostszy. Kim jest asystentka online i jakie korzyści płyną z jej zatrudnienia? W tym artykule opiszemy najważniejsze aspekty związane z usługami asystentek, ich zalety, a także wyzwania, z jakimi mogą się spotkać firmy, które zdecydują się na takie rozwiązanie.
- Kim jest wirtualna asystentka?
Wirtualna asystentka to osoba, która świadczy usługi administracyjne, organizacyjne, operacyjne i wsparcia zdalnie, zazwyczaj z własnego biura domowego lub co-workingowego. Zakres umiejętności i usług świadczonych przez asystentki jest bardzo szeroki. Rozpoczynając od obsługi kalendarza, umawiania spotkań i porządkowania e-maili, kończąc na usługach podobnych do tych świadczonych przez agencje marketingowe i social media. Wiele asystentek poprowadzi firmowe profile w social mediach czy zaplanuje działania marketingowe i reklamowe.
- Korzyści z zatrudnienia wirtualnej asystentki
Zatrudnienie wirtualnej asystentki niesie za sobą wiele korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność działania firmy.
– Oszczędność kosztów
Największych atutem wirtualnych asystentek jest oszczędność kosztów. Tradycyjni pracownicy biurowi wymagają miejsca pracy, sprzętu, a także różnych świadczeń pracowniczych. W przypadku wirtualnych asystentek te koszty są minimalizowane, ponieważ pracują one zdalnie i nie wymagają dodatkowej infrastruktury biurowej. Ponadto, wirtualne asystentki często są zatrudniane na zasadzie freelancingu, co oznacza brak konieczności płacenia za urlopy, chorobowe, czy inne benefity. Dodajmy również pozbycie się wielu ryzyk które niesie zatrudnianie ludzi.
– Skalowanie oraz elastyczność zatrudniania
Wirtualne asystentki dają elastyczność, której nie doświadczymy zatrudniając tradycyjne asystentki biurowe. Z miesiąca na miesiąc możemy zwiększać i zmniejszać zakres potrzebnych godzin. Brak okresów wypowiedzeń, możliwość szybkiego reagowania na zmianę ilości pracy daje komfort wygodnego kształtowania współpracy z asystentkami.
– Szeroki zakres umiejętności
Agencja wirtualnych asystentek dostarcza zdecydowanie bardziej szeroki zakres usług od pojedynczego pracownika. Nie możliwym jest zatrudnienie pracownika który świetnie poprowadzi biuro, z doskonałymi umiejętnościami miękkimi skontaktuje się z klientami, a na koniec dnia poprowadzi projekty marketingowe. Agencja dzięki zatrudnianiu specjalistów z różnych dziedzin może zapewnić tak kompleksową obsługę.
– Produktywność
Delegowanie rutynowych lub czasochłonnych zadań wirtualnym asystentkom, sprawi że klienci będą mogli skupić się na istotnych aspektach prowadzenia biznesu. Uwolnienie czasu który do tej pory trwoniony był na konieczne, acz mało istotne czynności z punktu widzenia strategii biznesowej, pozwoli skalować i rozwijać biznesy.
- Rodzaje oferowanych usług
Tak jak wyżej zostało napisane, wirtualne asystentki oferują szeroki wachlarz usług. Poniżej przedstawiamy niektóre z popularniejszych usług:
– Zadania administracyjne
Asystentka zajmie się między innymi zarządzaniem kalendarzem, zarządzaniem korespondencją, organizowaniem spotkań, przygotowywanie dokumentów, fakturowaniem a nawet organizacja wyjazdów służbowych.
– Social media marketing
Wirtualne asystentki pomogą w zarządzaniu profilami firmy na platformach społecznościowych takich jak facebook lub linkedin, tworzeniu i planowaniu treści, analizie wyników kampanii oraz kontakcie z klientami.
– Marketing i obsługa klienta
Wiele wirtualnych asystentek specjalizuje się w prowadzeniu firmowego marketingu, np. poprzez tworzenie treści, prowadzenie kampanii e-mail marketingowych oraz obsługa klienta poprzez komunikatory i e-mail.
- Jak wybrać odpowiednią wirtualną asystentkę?
Zdecydowanie najlepszym wyborem jest agencja. Wybór freelancera lub pojedynczej asystentki niesie ze sobą więcej ryzyk. Wciąż zmagać się będziemy z węższą dziedziną umiejętności, urlopami i chorobami asystentki. Problemy te zlikwidujemy przez nawiązanie współpracy z firmą która na pokładzie posiada kilka asystentek, które w razie konieczności zastąpią się niwelując ryzyko przestoju w dostarczaniu usług.
– Określenie potrzeb
Zanim zatrudnimy wirtualną asystentką, powinniśmy dokładnie określić, jakie zadania będziemy delegować. Szukajmy firmy która spełni oczekiwania i której oferta pokrywa się z naszymi przyszłymi zadaniami.
– Sprawdzenie opinii i referencji
Warto zapytać o referencje i opinie poprzednich klientów agencji wirtualnej asystentki. Pomogą one ocenić wiarygodność naszego przyszłego kontrahenta.
– Sprawdzenie doświadczenia
Agencja asystentek dzięki doświadczeniu w wielu branżach i biznesach, często służy dobrą radą. Szeroki zakres świadczeń i branż obsługiwanych do tej pory, daje specjalistom pracującym w agencji, perspektywę patrzenia na biznesy z lotu ptaka.
- Wyzwania i potencjalne problemy związane z zatrudnianiem wirtualnych asystentek
Choć zatrudnienie wirtualnej asystentki ma wiele zalet, istnieją także pewne wyzwania które są dość proste do rozwiązania ale wymagają jednak przyjrzenia się im. Asystentki jednak dzięki wypracowanym procedurom wiedzą w jaki sposób wdrożyć pracę online w sposób zrozumiały i prosty.
– Komunikacja
Jednym z ważniejszych wyzwań może być komunikacja. Ponieważ wirtualne asystentki pracują online, brak fizycznej obecności może czasem prowadzić do nieporozumień lub problemów z koordynacją zadań. Kluczowe jest tutaj korzystanie z odpowiednich narzędzi komunikacyjnych, takich jak e-mail, czaty, wideokonferencje, a także jasne określenie oczekiwań i regularne raportowanie postępów. Asystentki często na początku będą doprecyzowywały zadania które będą dostawały. Z czasem współpraca staje się coraz bardziej intuicyjna i szybsza,
– Bezpieczeństwo danych
Praca zdalna wiąże się również z ryzykiem związanym z bezpieczeństwem danych. Przekazywanie poufnych informacji i dokumentów online wymaga stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie danych, korzystanie z bezpiecznych platform komunikacyjnych oraz regularne aktualizacje systemów zabezpieczeń. Agencje wirtualnych asystentek dbają o bezpieczeństwo w najwyższym stopniu.
- Cennik usług wirtualnych asystentek
Wirtualne asystentki oferują różnorodne modele rozliczeń, które mogą być dostosowane do potrzeb klienta. Jednym z najczęściej spotykanych jest rozliczenie godzinowe. Klient płaci za każdą przepracowaną godzinę, na podstawie przesłanych raportów wraz z fakturami. Jest to szczególnie korzystne przy krótkoterminowych projektach lub w przypadku podmiotów, których zapotrzebowanie na liczbę roboczogodzin jest zmienne. Popularną opcją jest również stała opłata miesięczna, która obejmuje określoną liczbę godzin lub zadań do wykonania. Taki model jest idealny dla firm, które potrzebują regularnego wsparcia i chcą przewidzieć swoje miesięczne wydatki. Rzadko kiedy spotykany jest model oparty o wycenianie konkretnych projektów.
- Przyszłość usług wirtualnych asystentek
Przyszłość usług wirtualnych asystentek rysuje się obiecująco. Praca zdalna z roku na rok zyskuje na popularności. Rozwój technologii sprawia że praca zdalna staje się normą, wirtualne asystentki będą odgrywać coraz bardziej ważniejsza rolę w strukturach wielu firm. Przewiduje się, że w przyszłości asystentki będą coraz częściej korzystać z zaawansowanych narzędzi sztucznej inteligencji i automatyzacji, aby usprawnić procesy i zwiększyć swoją efektywność. Ponadto, specjalizacja w niszowych obszarach, takich jak analiza danych czy zarządzanie projektami międzynarodowymi, może stać się bardziej powszechna, co pozwoli firmom korzystać z jeszcze bardziej wyspecjalizowanego wsparcia. Rozwój usług wirtualnych asystentek będzie również wspierany przez rosnącą liczbę platform i narzędzi, które umożliwiają łatwe zarządzanie zdalnym zespołem oraz monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.
- Podsumowanie
Usługi asystentek wirtualnych to rozwiązanie, które zdobywa coraz większą popularność. Oszczędność kosztów, elastyczność, dostęp do szerokiego zakresu umiejętności oraz zwiększanie produktywności, wirtualne asystentki będą coraz bardziej nieocenionym wsparciem w codziennej działalności biznesowej. Mimo pewnych wyzwań związanych z komunikacją czy bezpieczeństwem danych, odpowiednie podejście i dbałość o szczegóły mogą sprawić, że współpraca z wirtualną asystentką przyniesie wiele korzyści i przyczyni się do sukcesu firmy.
Agencja wirtualnych asystentek: https://www.scalia.pl
Wpis gościnny.